Использование информационных технологий в управлении

Научно-технический прогресс в управлении в социальной работе может быть связан, прежде всего, с внедрением в управленческую деятельность новых информационных технологий (НИТ). Новые информационные технологии — это совокупность встраиваемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы, обеспечивающие целенаправленный сбор, хранение, обработку, передачу и представление информации, необходимой для принятия управленческих решений в условиях скоротечных изменений.

В соответствии с современными воззрениями автоматизированные информационные системы эффективно используются только тогда, когда они корректно встроены в конкретные организационные системы. Это достигается путем установки связей средств автоматизации с другими средствами системы, с возможностями действующих в них специалистов управленческой сферы, т.е. путем создания соответствующей организационной среды с четким распределением ответственности и обязанностей лиц, обеспечивающих и использующих информационную систему. Кроме того, информация, передаваемая по каналам связи информационной системы в виде текстовых и иного рода документов, должна быть достоверна и защищена от несанкционированного доступа. Решить эти проблемы призвано эффективное организационное и организационно-правовое обеспечение функционирования автоматизированной системы обработки информации.

Будущее управления во всем мире неразрывно связано с информатизацией на базе новых компьютерных технологий. В России бурное внедрение информационных технологий во все сферы управленческой деятельности в настоящее время во многом обязано появлению рыночных стимулов хозяйствования и открытию доступа к результатам работ в этой проблемной области за рубежом.

Важным моментом является то, что на содержание решений существенно влияют личные качества и интересы лиц, принимающих управленческое решение. При этом интересы различных звеньев в иерархии управления, как правило, не совпадают, а зачастую являются противоположными. В соответствии с характером задач социального управления при создании и внедрении информационных систем для управляющих структур социального учреждения следует исходить из условий: обязательная информационная открытость технологии подготовки и принятия решений; необходимость поддержки информационными технологиями процессов постановки управленческих задач; большая неопределенность целей и субъективность критериев оценки принимаемых решений; наличие в процессе принятия решения явных элементов интуитивного характера.

Может быть использована автоматизированная компьютерная система "Контроль исполнительской дисциплины". В ней учитываются различные распоряжения и приказы руководства. На уровне исполнителей заполняются контрольные карты установленного образца, в которых указываются мероприятия (поручения) и сроки их исполнения. Затем контрольные карты распечатываются и передаются секретарем непосредственным исполнителям под личную подпись. Положительная функциональная возможность данной компьютерной разработки — автоматический ежедневный просмотр всех поручений руководства на предмет выполнения, а также система напоминания исполнителям о поручении за 10—15 дней до срока его исполнения. Получив очередное задание, исполнитель начинает выполнять поручение, если же возникли какие-либо вопросы, то необходимо проконсультироваться со специалистами или руководством в устном порядке. Когда поручение выполнено, то системе с помощью определенной команды, дается сообщение, и указанное поручение становится неактивным, т.е. перестает посылаться предупреждение о сроках его выполнения. Если поручение оказалось не выполненным к указанному сроку, то немедленно поступают санкции руководства. Данная автоматизированная система позволяет осуществлять четкий учет и систематизированный контроль над исполнением приказов и распоряжений руководства, значительно экономит время работников, а также контролирует сроки исполнения.

Для эффективности внедрения инноваций социального управления необходимы следующие составляющие:

- руководство осуществляется посредством передачи информации от субъекта к объекту управления;

- необходимость организации труда объекта управления;

- осуществление координации и контроля за действиями объекта управления;

- обратная связь (главное отличие от управления производством).

В настоящее время благодаря развитию новых информационно-компьютерных технологий появляются дополнительные типы коммуникационных каналов в процессе социальных технологий и коммуникаций. Их появление стало возможным из-за повсеместного распространения сети Интернет во многих сферах человеческой деятельности и во всех сферах, связанных с управлением обществом, отраслями экономики, трудовыми коллективами. Возрастает роль инновационных управленческих коммуникаций, основанных на коммуникационном канале «человек-машина-человек».

Современные управленческие коммуникации на основе компьютерных информационных ресурсов способны кардинально изменять методическую, информационную и технологическую составляющие управленческих процессов и осуществлять их на качественно новом, более эффективном уровне.