Коммуникационные каналы в малых группах

Коммуникационные каналы - это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.

Система коммуникационных каналов - совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.

Коммуникационные каналы обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - оптимизация работы предприятия.

Руководители предприятия (генеральный директор, финансовый директор, начальники служб) должны располагать оперативной информацией, чтобы при возникновении отклонений от плана, в первую очередь по затратам, иметь возможность своевременно принять корректирующие решения.

Каждый коммуникационный канал - единичное перемещение информации - имеет следующие признаки:

• документ (на чем физически содержится информация);

• проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);

• исполнителя (человека, который эту информацию передает);

• периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).

На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:

• на уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;

• на уровне цеха (подразделения) предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.

Пример графика коммуникационных каналов приведен на рис.4.

Коммуникационные каналы предприятия

Рис.4. Коммуникационные каналы предприятия.

К графику информационных потоков прилагают расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении (см. табл.3).

Таблица 3. Описание коммуникационных каналов предприятия

№ и вид документа Периодичность (раз в месяц) Исполнитель Получатель
Закупка и расходование материалов
1. Товарно-транспортные накладные 200 ОМТС, транспортно-упаковочный цех 1-й бухгалтер по материалам
2. Счета-фактуры 150 Поставщики 1-й бухгалтер по материалам
3. Приходные ордера на запчасти 30 Склад № 1 2-й бухгалтер по материалам
4. Накладные по запчастям 40 Склад № 2 2-й бухгалтер по материалам
5. Лимитно-заборные карты 30 Склад вспомогательных материалов 2-й бухгалтер по материалам
6. Журнал-ордер № 6, журнал-ордер № 10 1 1, 2-й бухгалтеры по материалам Заместитель главного бухгалтера
Закупка и расходование ГСМ
7. Требования по ГСМ 100 Склад № 1 2-й бухгалтер по материалам
Покупка ОС
8. Приходные ордера на ОС 5 Склады № 1,2 Бухгалтер по ОС
9. Акт о ликвидации ОС 5 Цеха завода Бухгалтер по ОС
Начисление заработной платы
10. Табели 180 Цеха завода 1-й расчетчик
220 2-й расчетчик
Реализация продукции
11. Счета на предоплату 40 Крупные потребители 1-й бухгалтер по материалам
12. Приходные ордера 120 Мелкие потребители Кассир
13. Приходные ордера 120 Кассир Заместитель главного бухгалтера
14. Акт о взаимозачете 10 Экономист по взаимозачетам (фин. отдел) Заместитель главного бухгалтера
Работа с подотчетными лицами и материально-ответственными лицами
15. Договоры с материально-ответственными лицами 30 Материально-ответственные лица 2-й бухгалтер по материалам
16. Расходные ордера, авансовые отчеты 30 Подотчетные лица Кассир
Определение затрат и закрытие месяца
17. Материальные ведомости 1 1, 2-й бухгалтеры по материалам Бухгалтер по учету затрат
18. Амортизационная ведомость 1 Бухгалтер по ОС Бухгалтер по учету затрат
19. Своды по зарплате 1 1-й расчетчик Бухгалтер по учету затрат
20. Ведомость по затратам 1 Бухгалтер по учету затрат Заместитель главного бухгалтера
21. Сведение баланса и определение финансового результата 1 Заместитель главного бухгалтера Главный бухгалтер