Система управления и взаимосвязь элементов ее образующих
Одной из основных функций управления, является организация. Важнейшая ее задача – построение любого предприятия как сложной и динамичной системы.
В самом широком смысле под системой (от греч. systema – нечто, составленное из частей, соединение) понимают множество, элементы которого закономерно связаны между собой. Элементами множества могут быть любые предметы, явления, знания, методы и т.д. Соответственно можно говорить о солнечной и транспортной системах, о системе химических элементов и системе уравнений, о системе понятий и нервной системе, о геологических и экономических системах и т.д.
Общественное производство в любой стране представляет собой крупную, сложную и динамичную систему, составными частями которой являются предприятия, фирмы, корпорации и другие образования.
Всякая система это внутренне организованная совокупность взаимосвязанных и взаимовлияющих элементов, образующих единое целое, совместно действующих для достижения поставленной цели. Не всякая совокупность элементов представляет собой систему, а только такая, которая образует целое, обладающее качественно новыми особенностями.
Системы делятся на абстрактные (лингвистические, или языковые, формализованные, логические и др.), являющиеся продуктом человеческого мышления, и материальные (неорганической природы и живые). Материальные системы, в свою очередь, подразделяются на замкнутые (закрытые) и открытые, детерминированные и вероятностные (стохастические). Отнесение систем к разряду закрытых или открытых зависит от состава, соотношения элементов и характера взаимодействия их с окружающей средой. Предприятия представляют собой открытые системы. Изменение состояния открытой системы зависит от возмущающих воздействий окружающей среды и от особенностей самой системы, выражающихся, в конечном счете, в различной способности реагировать на эти воздействия.
Закрытая система полностью изолирована от внешней среды, то есть не обменивается с ней информацией. Напротив, открытая система непрерывно обменивается информацией с внешней средой.
В детерминированных системах события в одних ее элементах могут однозначно ограничивать события в других. В такой системе все связи между элементами и событиями в них строго и однозначно предопределены (детерминированы). В системах, где связи между элементами и событиями носят вероятностный характер, называют вероятностными, или стохастическими. [3]
Обязательными компонентами любой системы являются элементы и связи между ними вещественные, энергетические и информационные. Основную роль в процессах управления играют информационные связи, которые не могут осуществляться без вещественных или энергетических носителей.
Системы имеют иерархическую (ступенчатую) структуру. Любая структура вообще (лат. stractura строение, расположение) это взаимосвязь, взаиморасположение составных частей, характеризующее строение чего-либо. Использование иерархического принципа при построении системы позволяет до известной степени упрощать систему, успешно преодолевать информационные барьеры, возникающие при осуществлении управляющего воздействия. Иерархическая система имеет многоуровневую структуру в функциональном, организационном или каком-либо ином плане. При этом системы низшего уровня становятся подсистемами систем более высокого уровня, которые, в свою очередь, входят в системы еще более высокого уровня и т.д. Вообще говоря, подсистема есть множество элементов, которые чаще вступают в коммуникацию друг с другом, чем с другими частями системы, не входящими в нее. Каждая подсистема имеет свои границы в пределах границ системы, а также определенные задачи, способствующие достижению общей цели системы.
Любое предприятие или организация как социальная система состоит из управляемой и управляющей подсистем.
Управляющая система (субъект управления) это совокупность органов управления и управленческих работников, различающихся масштабами своей деятельности, компетенцией и спецификой выполняемых функций.
Управляемая система (объект управления) это совокупность ресурсов и организационно-экономических условий, которые характеризуют деятельность предприятия. [1]
Рациональность столь сложной системы, каковой является любое реальное предприятие, зависит от того, насколько эффективно функционирует каждая ее подсистема и как интегрирована в рамках единого целого ее работа. Сложными называют системы с разветвленной структурой и значительным количеством взаимосвязанных и взаимодействующих элементов.
По характеру перехода из одного состояния в другое системы делят на статические и динамические. Динамическими называют системы, переход которых в новое состояние не может совершаться мгновенно, а происходит в результате некоторого процесса, растянутого во времени. Типичным примером динамической системы является любая экономическая система, которая никогда не может скачкообразно перейти из одного состояния в другое.
По своему происхождению системы делятся на естественные и искусственные. К естественным относятся все системы, возникающие без участия человека, к искусственным системы, спроектированные и построенные человеком.
Функционирование любой системы происходит в некоторой окружающей ее внешней среде, не входящей в систему, но определенным образом взаимодействующей с ней.
Внешняя среда – это совокупность физических и социальных факторов, внешних по отношению к системе, которые необходимо принимать во внимание в процессе принятия решений. Например, существенное влияние на функционирование предприятия оказывают покупатели, поставщики, органы государственного регулирования и др. [2]
Определяя общую теорию систем как общую теорию управления, английский биолог У. Р. Эшби писал: «Если, однако, система становится все больше и больше, то наступает момент, когда восприятие всей информации становится невозможным по причине ее чрезмерного объема…». В таких случаях приходится удовлетворяться частичным знанием, достаточным для решения необходимых практических задач.
Системный подход играет важнейшую роль не только при анализе действующих сложных систем, но и при реализации задач системотехники, то есть задач проектирования больших технических систем (например, автоматизированных систем управления различного уровня).
Анализ процессов, протекающих в сложных системах, сопряжен со значительными трудностями. В то же время нередко бывает так, что свойства и характеристики, трудно обнаруживаемые в какой-либо системе, процессе или явлении, хорошо прослеживаются в другой системе, сходной с первой по основным признакам. Это дает возможность использования в процессе познания методов аналогии и моделирования.
В определенных границах аналогия может служить средством познания не раскрытых еще признаков и свойств исследуемых процессов или объектов. Пользуясь методом аналогий, очень важно изучать не только сходные свойства объектов, но и отличительные, оценивать существенность тех и других, логически осмысливать их возможное влияние на прогнозируемые свойства изучаемого объекта. [9]
Исключительно важную роль в исследовании сложных систем играет метод моделирования. Во многом он похож на метод аналогий и может рассматриваться как разновидность и дальнейшее развитие последнего.
Модель представляет искусственный, созданный человеком объект любой природы (умозрительный или материально реализованный), который замещает или воспроизводит исследуемый объект так, что изучение модели может дать новую информацию о нем. Моделирование как метод познания основано на способности человека абстрагировать сходные признаки или свойства у различных объектов и устанавливать между ними определенные соответствия. Благодаря этому появляется возможность исследовать некоторые свойства объектов не непосредственно, а опосредованно, через изучение модели.
Говоря о сходстве модели с оригиналом, нужно всегда помнить, что они не тождественны друг другу, то есть между моделью и оригиналом наряду со сходством обязательно имеются более или менее существенные различия. Поэтому и заключения о структуре или поведении оригинала, сделанные на основе изучения его модели, носят не абсолютно достоверный, а более или менее приблизительный характер. Эти заключения всегда требуют проверки, дальнейшего уточнения, конкретизации и корректировки.
В теории различают более десяти классов и подклассов моделей, однако достаточно полное представление о них дает разделение на четыре основные их вида: геометрические, физические, предметно-математические и логико-математические. Примером могут служить макет здания, рельефная карта местности, расчет возможностей гидротехнического сооружения (плотины, дамбы и др.) через совокупность уравнений и неравенств, матрицы и другие способы математического представления реальных явлений и процессов. Важным классом логико-математических моделей являются экономико-математические модели различных модификаций.
При постановке и решении задач моделирования сложных систем удобно пользоваться понятием «черного ящика», введенным У. Р. Эшби. Так называют систему, внутренняя природа которой наблюдателю неизвестна, а доступно лишь то, что находится на входе и выходе системы.
Метод «черного ящика» широко используется на практике в различных ситуациях. Например, для психологов человеческое «Я» представляет собой «черный ящик». Чтобы понять поведение людей, они наблюдают, классифицируют и анализируют их действия в различных жизненных ситуациях, специально разработанные тесты и т.д.
Метод «черного ящика» используется и для исследования таких систем, элементы и связи в которых хотя в принципе и доступны для наблюдения и описания, но столь многочисленны и сложны, что сбор и обработка информации о внутренних процессах требуют недопустимо много времени и чрезмерных затрат. К ним относятся, в частности, и социально-экономические системы, для всестороннего описания их внутренней структуры необходимо использовать сведения и законы из области экономики, социологии, социальной психологии и других наук. Однако описание таких систем нередко может быть осуществлено с помощью статистического моделирования по методу «черного ящика» с привлечением средств корреляционного, регрессионного и факторного анализа. [З]
При характеристике любой системы возникает необходимость рассматривать ее элементы. Важнейшим элементом социальных систем является структура управления, с помощью которой согласовываются различные стороны (техническая, экономическая, производственная, социальная) деятельности предприятий, регламентируются внутрипроизводственные связи, достигается относительно устойчивый порядок служебных взаимоотношений между структурными подразделениями и работниками аппарата управления.
Структура это расположение элементов и подсистем внутри системы. Все системы в той или иной мере обладают структурой. Применительно к предприятиям АПК следует различать такие понятия, как производственная и организационная структура предприятия, структура управления, звенья и ступени управления.
Производственная структура зависит от специализации хозяйства, определяется сочетанием отраслей в нем.
Организационная структура представляет собой совокупность подразделений хозяйства производственного, вспомогательного, культурно – бытового и хозяйственного назначений, осуществляющих свою деятельность на основе кооперации и разделения труда внутри предприятия. К таким структурным единицам относятся отделения, производственные участки, бригады, фермы, звенья, ремонтные мастерские, энергетическое хозяйство, строительный цех, складское и сушильно-зерноочистительное хозяйство, подсобные предприятия и промыслы, жилищно-коммунальное хозяйство, детские сады, столовые и т.д.
В хозяйствах, производящих продукцию на промышленной основе, возникают новые подразделения и службы. Например, на свинокомплексе самостоятельными подразделениями могут быть торфокомпостная фабрика, служба очистных сооружений, компрессорная, на птицефабриках цех по утилизации отходов и т.д. Структура управления это совокупность служб и отдельных работников управления, определенный порядок их соподчинения и взаимосвязи. Она фиксируется в схемах структуры управления, штатном расписании, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях. В схемах обычно отражается состав исполнителей с указанием должностного оклада и общего фонда заработной платы. В положениях о подразделениях и в должностных инструкциях указывают права и обязанности подразделений конкретных исполнителей.
В организационной структуре и структуре управления различают звено и ступень. Звено управления это самостоятельное подразделение в структуре управления, которое выполняет одну или несколько функций. В качестве звеньев управления в сельскохозяйственных предприятиях выступают бригады, участки, отделения, различные службы (агрономическая, зоотехническая и др.).
Ступень управления – это совокупность однородных звеньев управления конкретного иерархического уровня. В хозяйствах к низшей ступени в основных отраслях производства относится бригада, к высшей – хозяйства в целом и аппарат управления во главе с его руководителем. Промежуточное положение занимают отделения, производственные участки, цехи и др. Число ступеней в структуре управления всегда соответствует числу ступеней в организационной структуре предприятия.
Сложность структуры управления зависит от количества ступеней и звеньев; чем их больше, тем сложнее структура. Связи по вертикали носят иерархический, субординационный характер (служебное подчинение младших старшим), по горизонтали координационный (согласование действий всех звеньев структуры управления). Между звеньями правления всех уровней устанавливаются связи консультационного, инспекционного или методического характера. [9]
Структура управления может быть линейной, функциональной и линейно-функциональной (комбинированной).
При линейной системе разделение управленческого труда осуществляется по объектам, а не по функциям. Она предусматривает непосредственное подчинение каждого подразделения или работника одному лицу. В этом случае все функции управления объектом централизованы, принцип единоначалия реализуется в полной мере, ответственность за порученный участок работы повышается, противоречивость распоряжений полностью исключается. Главный недостаток линейного управления то, что каждый руководитель должен обладать разносторонними знаниями, необходимыми для эффективного управления производством. В условиях стремительного научно-технического прогресса выполнить это требование часто бывает трудно.
В отличие от линейной функциональная система предполагает организационное деление по функциям управления, а не по его объектам. В этом случае каждый из квалифицированных специалистов руководит деятельностью всех работников в рамках своей компетенции (планирование, учет, ветеринарное обслуживание и т.д.). Управляющий или бригадир, таким образом, получает указания от нескольких главных специалистов.
При функциональной системе обеспечивается квалифицированное руководство отраслями сельскохозяйственного производства и обслуживающими подразделениями, но возникают неизбежные трудности в согласовании действий нескольких руководителей.
Учитывая негативные аспекты линейной и функциональной систем соподчинения, многие предприятия нередко предпочитают комбинированную (линейно-штабную) структуру. Линейно-штабная система управления предполагает сочетание линейного подчинения с консультационным обслуживанием со стороны функциональных служб без нарушения прав и обязанностей линейных руководителей.
В сельскохозяйственных предприятиях сложились различные типы организационных структур управления, выделение которых очень важно для установления штатной численности работников управления, обоснования рекомендаций по дальнейшему совершенствованию структуры управления конкретных предприятий. Действующие на предприятиях структуры управления классифицируются по многим признакам, поскольку они отличаются количеством составляющих их элементов, формой этих элементов, их назначением и т.д.
Наиболее существенным классификационным признаком является иерархичность управляющей системы (ступенчатость управления), которая отражает последовательность подчиненности снизу доверху.
Однако классификация структур управления по признаку иерархичности (ступенчатости) раскрывает только количественную характеристику строения аппарата управления и почти не затрагивает качественной его характеристики. Поэтому в последние десятилетия широко применяется классификация структуры управления в сельскохозяйственных предприятиях по характеру организационного построения производственных подразделений. Выделяют бригадную (двухступенчатую), отделенческую (трехступенчатую), цеховую (отраслевую) и смешанную (комбинированную) структуры управления. В основу формирования этих структур положен территориально-отраслевой или отраслевой принцип.
Некоторые отличия в построении структуры управления имеют предприятия агросервисного обслуживания и перерабатывающие предприятия АПК, поскольку в них отсутствуют специфические черты, характерные для сельского хозяйства.
Наиболее простой структурой управления является бригадная (двухступенчатая). Она широко используется в небольших и средних по размеру хозяйствах. Эта структура имеет ряд преимуществ: экономичность (минимальное количество иерархических ступеней управления); тесная связь между руководителями среднего звена и руководителем предприятия; четкое распределение полномочий между различными руководителями и специалистами.
Отделенческая (трехступенчатая) структура управления характерна для крупных хозяйств с многоотраслевой специализацией и значительной территориальной разобщенностью производства. В этом случае управляющий отделением (начальник производственного участка) действует как последующее звено между бригадирами и администрацией предприятия. Отделенческая структура, хотя и создает условия для сужения фронта контроля, в то же время приводит к удлинению линий коммуникаций (как в получении информации, так и в отдаче команд), а также к снижению оперативности управления.
Цеховая структура управления предполагает создание крупных цехов, специализирующихся на производстве отдельных видов продукции или выполнении определенных работ (оказании услуг). Цеховая структура может быть трех-, четырехступенчатой и комбинированной. Цехи возглавляют главные (старшие) специалисты, которые одновременно выступают в роли линейных и функциональных руководителей. Такая структура в основном базируется на линейной организации управления и в то же время дает возможность использовать преимущества функциональной структуры.
Комбинированная структура сочетает сразу несколько типов структур управления: бригадную, отделенческую и цеховую в различных вариантах. Она широко распространена на сельскохозяйственных предприятиях. Самостоятельные отделения, в состав которых входят различные бригады и обслуживающие подразделения, обычно создаются при большой удаленности от центральной усадьбы предприятия и при наличии других аналогичных обстоятельств (плохое транспортное сообщение, водные преграды и т.д.).
Перечисленные типы структур управления, характерные в настоящее время для большинства сельскохозяйственных предприятий, обеспечивают устойчивость, регулярность и предсказуемость менеджмента и носят формальный характер. Формальная структура управления определяется структурными схемами, должностными инструкциями и другими нормативными документами (устав предприятия, положение о подразделениях и службах и др.). Формальная структура это узаконенная система методов и процедур, работы, деловых отношений на предприятии.
Помимо формальной существуют явно выраженные неформальные структуры управления; каналы формальной и неформальной связи обычно дополняют друг друга и взаимозаменяемы.
Неформальная структура это сумма неписаных правил, обычаев, норм поведения, личных взаимоотношений в организации. Неформальная структура опирается на взаимные симпатии и антипатии работников, а также сходство систем их ценностей и социального статуса (образование, размер дохода и др.). Такие явления, как «блат» или круговая порука, это крайние формы неформальных связей, но и более сдержанные варианты ее проявления в виде фаворитизма или необоснованной неприязни тоже не приносят ничего хорошего, расшатывая отношения узаконенные, официальные.
Неформальная структура – главный источник неформальных сообщений в системе руководства (слухов). Слух – это неподтверждаемое сообщение, передаваемое по межличностным каналам. Иногда руководители сами распространяют слухи, поскольку слухи нельзя отменить, стереть из памяти, спрятать в корзину, поколебать, приостановить их расползание. Так, К. Девис советует разумным руководителям культивировать прием «сказанного по секрету» (утечек информации). Такая информация может быть вполне правдивой, и нередко ей больше доверяют, чем сообщениям по официальным каналам.
Известно также, что неформальная структура возникает не сразу, а постепенно, и почва для этого тем благоприятнее, чем меньше движения в кадровом составе. Стабильность нужна и полезна, поскольку для успеха дела люди должны «примериться» друг к другу, сработаться. Однако чрезмерная стабильность имеет свои издержки. По мере пребывания в должности у человека растет круг не только полезных, деловых, но и чисто личных знакомств и связей. Это не обязательно ведет к дурным результатам, но неустойчивого человека (а кто без слабостей?) неформальные структуры могут полностью подчинить себе. Может сложиться положение, когда для работника идти против «хорошего знакомого» труднее, чем против норм и правил. Укрепляясь, неформальная структура нередко вытесняет лиц, которые ей не нужны, что уже прямо вредит делу.
Вместе с тем не следует забывать, что и формальная структура имеет негативные стороны: бюрократизм, показуха, подмена религиозного дела «осуществлением мероприятий» и т.п. Излишняя формализация влечет за собой потерю восприимчивости к новшествам, способности вносить в работу прогрессивные изменения. Система как бы костенеет, и в условиях быстрых изменений во внешней среде вскоре становится неэффективной.
М. Вебер, крупнейший немецкий социолог, около 80 лет назад утверждал, что бюрократия как механизм управления является социальным изобретением человека и что решающей причиной развития бюрократической организации всегда было ее техническое превосходство над любой другой формой организации. Он полагал, что точность, скорость, определенность, единство, знание накопленного материала, непрерывность, строгое подчинение, снижение «трений», уменьшение материальных и трудовых затрат могут быть доведены до оптимального уровня только при строго бюрократическом администрировании.
Каждая бюрократическая (формальная) организация имеет свои правила; их назначение состоит в том, чтобы закрепить определенные нормы поведения и помочь членам организации справиться с разнообразием и сложностью информации, которую они вынуждены обрабатывать. При этом правила должны восприниматься как норма общего порядка, а не как набор предписаний (инструкций), подлежащих безусловному выполнению.
Сложившаяся формальная структура характеризуется высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, длинной цепью команд, наличием многочисленных правил и норм поведения персонала, подбора кадров по деловым и профессиональным качествам.
Для преодоления недостатков бюрократических форм управления в крупных фирмах и организациях иногда создают функциональные организационные структуры (дивизиональные, продуктовые, матричные, адаптивные и др.).
Дивизиональная структура предполагает деление организации на элементы и блоки по видам товаров или услуг, группам покупателей или географическим регионам. При продуктовой структуре полномочия по руководству производством и сбытом какого-либо продукта или вида услуг передаются одному руководителю, который является ответственным за данный тип продукции.
Организационные структуры, приспособленные к быстрой смене внешних условий и новым наукоемким технологиям, называют адаптивными; к ним относятся, в частности, проектные и матричные структуры. При проектной структуре каждой группой исполнителей решается конкретная задача; в группы включают наиболее квалифицированных работников. Руководитель проекта все свое внимание концентрирует на решении поставленной задачи в указанный срок с заданным уровнем качества, не выходя за пределы утвержденной сметы. Когда проект завершен, группа распускается. При матричной структуре члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и начальникам функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Руководитель проекта обладает так называемыми проектными полномочиями, закрепленными за ним высшим руководством. Адаптивные структуры с успехом могут применяться в предприятиях АПК при разработке и выполнении каких-либо сложных проектных решений и иных задач.